據統計,只有17%的專案,能在預定的期限、成本內,以預計的品質順利完成,若將失敗率乘以投注的金額,企業不知已浪費多少成本在無效的專案上。
難怪大前研一會說:「能夠勝任『專案經理』職務的人,有極高的價值,在未來將是非常珍貴的人才。」
看到「專案」(project)二字,你會聯想到什麼?《管人一本通》寫道,「『專案』這個名詞往往連結著一些成見,包括極度技術化、複雜、術語掛帥、文件滿天飛。」這類性質的專案,多半是與高科技或工程領域相關。
如果換個說法,「一項專案必須包含明確的起點和終點(亦即有時間限制、不可重複)、有預算(有成本控制)、有規範明確的工作範疇,最重要的是還要展現出特定的成果,」看完根據《我懂了!專案管理》作者詹姆斯‧路易斯(James Lewis)對專案的界定,你還會對專案抱持上述成見嗎?
你是否會開始回想在生活中或工作上,其實有許多活動都兼具了上述4 個條件:成果(P,performance)、成本(C,cost)、時間(T,time)和範疇(S,scope)。例如,一場浪漫難忘的婚禮、一趟輕鬆又有收穫的旅程;當然,也包括在公司裡被指派要負責改良既有產品或流程、開發新商品或新事業等任務。
只有17%的專案,按條件完成
路易斯在他另一本著作《專案管理聖經》中指出,由成效、時間和成本做為三邊所構成的三角形,恰好撐起一個專案,至於三邊圍起來的面積大小,即決定了專案的範疇。要注意的是,PCTS這4個條件,不可同時限定,至少要保留其中一個是彈性的,否則萬一負責專案的人被要求要「做得好、做得快、做得多,同時錢要花得少,」那麼專案幾乎注定會失敗。
著名品質管理大師朱蘭(Joseph Juran)曾說,「專案是為了解決問題(problem)所排定的進度表。」路易斯進一步引申為,每個專案都是為了替公司解決某一類問題而衍生出來,而且所謂的「問題」,又可分為正面和負面:開發新產品,就是正面的問題;解決環境污染源,就是負面的問題。
既然專案存在的目的,是為了解決公司的問題,那我們就不得不正視某些數字:路易斯在《我懂了!專案管理》中,引述某產業研究機構的資料指出,在美國本土完成的所有專案中,僅有17%是按照開始設定的PCTS條件達成,有50%因為超支、拖延,而必須降低原先目標,甚至有33%的專案,則乾脆宣布取消。
日本管理大師大前研一在《再起動》一書中也提到,「企業成立新專案真正成功的機率,只有『千分之三』,尤其是在開發新產品時。」由此不難想見,如果將失敗率乘上投注於專案的所有金額,企業已浪費多少資源在失敗或有問題的專案上。
專案經理:能通盤考量的「促成者」
究竟專案管理是什麼?學習專案管理就有助於提升專案管理的成功機率嗎?
根據國際專案學會(PMI)出版的《專案管理知識體指南》(PMBOK Guide),「專案」具有臨時(有明確的開始及結束日期、完工時團隊就會解散)、獨特(它的產出不同於其他產品或服務)、逐步完善(例如,專案一開始僅有概念,在規畫階段會逐漸明確,再經執行階段不斷修正,最終能產出成果)的特性;專案管理則是「為了達成專案目標,所進行的計畫、排程以及控制等種種活動」。
《專案管理:專案思維與管理關鍵》一書作者丁榮貴,引用《西遊記》中「西天取經」的故事,來解釋專案管理的流程、方法及重要概念。
首先,專案發起人是如來佛,祂明確提出了專案目的「到西天取得三藏真經,永傳東土,勸人為善」,以及專案經理的條件「『東土善信』,肯『堅心來此』」,並且為其提供袈裟、錫杖、金緊禁三道箍等資源,幫助他免墮輪迴、收服徒弟。
如來佛也協助協調各功能經理(functional
manager)為專案提供資源,以促成專案進行。以觀世音菩薩為例,她的角色近似於人力資源部經理,負責人力資源提供。另外,如來佛還為專案建立了管理原則,即需要歷經九九八十一難,並於專案結束時給予績效評價(封賞)。最重要的是,祂在取經過程中並不干預,只在關鍵時刻出手援助。
接著來看「西天取經」專案中的靈魂人物──專案經理唐僧,因為他具備專業能力(會念經,還能夠分辨真經、假經)、熟悉佛家規則,能夠堅持專案使命和原則,並且與專案發起人、客戶和部門經理之間保有良好關係(與如來佛是師徒,與專案客戶唐太宗是結義兄弟),所以可在神、凡兩界游刃有餘,也因而能夠獲得諸神仙和沿途小國的幫助,為專案本身和執行者避免了更多的妖魔陷害,可見唐僧在溝通協調上的重要及功能性。
或許有人認為,唐僧的3個徒弟(孫悟空、豬八戒、沙悟淨)武功都比唐僧高強,何以需要他擔任「專案經理」?丁榮貴指出,在專案管理中,外行領導內行十分正常,部屬在專業領域可能懂得比上司多,但這也是他們被納入專案團隊的價值所在;另一方面,專案經理儘管未必是專才,但他必須要有足夠的專案管理知識和溝通協調能力,站在制高點上緊盯全局,進行資源的調度,並且盡可能幫團隊排除障礙,讓成員能安心發揮專業。
在這點上,丁榮貴認為,唐僧不但在調度及協調工作上做得很好,也能讓他的徒弟們各司其職、發揮所長。例如,孫悟空十分愛好自己的專業(降妖除魔),專業技術也到位(法力高強),如同技術人員的化身,但是他同時也展現出技術人員的通病:總是以專業角度出發,欠缺對整個專案的通盤考量。幸虧唐僧總能適時地給予激勵、提點甚至約束,這就是專案經理的功用。
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