2023年1月1日 星期日

OGSM是什麼?一張表格、4個元素,讓團隊凝聚共識、敏捷調整行動

OGSM,我稱它為「一頁計畫表」。為什麼是「一頁」? 因為希望在有限的溝通版面下,策略性地揀選可完成公司願景的目標,放入這一頁表格中,並讓團隊專注在討論有策略貢獻的工作計畫。「一頁」代表須針對最重要、或者有價值的事,以表格的形式,有次序地、有結構地讓計畫依當初的規畫前進。

「一頁」也昭示著當在開會或跨部門溝通時,僅報告需要其他部門留意或幫忙的事情。例行事務、或已有 SOP 的工作事項,就不用特別納進來,例行事務例行做,假設員工會力行原本就應該做的工作。如此便不需要在會議中特別提出,因為我們希望會議不是員工流水帳式的報告。

在「一頁」的版面限制下,OGSM 恰恰在快速變動市場中,讓組織發揮敏捷反應的能力。主管界定了工作方向,員工則在了解主管的方向中,提出創意和新解法,上與下共同確定需執行的計畫。主管與部屬之間透過一張表格「共事」,因此產生「共識」,彼此也知道進度和狀況。整個團隊就像一艘往前疾駛的船,有人掌舵、有人搖槳、有人吆喝,各自分工,各自信任,最終排除困難,抵達目的地。

我長期在流通產業工作,也習慣與跨時區、跨文化、跨語言夥伴共事,協力合作去面對變動,透過簡易表格,討論、修正、提出新方案,已經是工作常態。而這個工作常態,只需要一張 OGSM表格就可立即上手。

OGSM表格怎麼寫?

OGSM原始表格

你可以看到,OGSM表格中一共有 4 個粗體字母,也代表著 4 個欄位:

  1. Objective最終目的:固定置放在表格最上方,它是OGSM表格的精神,引領團隊往前行。

  2. Goal具體目標:承接Objective的關鍵字而展開。其中含有數字、日期等內容,表現具體要達到的目標。

  3. Strategy策略:承接具體目標,顯示出達標的方法。策略的選擇根據企業定位而定。

  4. Measure檢核:確定徹底使用選取的策略資源,是執行力的展現。有兩個子項目: 衡量指標、行動計畫。

OGSM檢核兩個觀念

好的指標,是上與下共同溝通的結果

這種「自我控制」的能力可以從那裡來呢?員工的「參與程度」有決定性因素。彼得.杜拉克談 MBO 目標管理時,他不斷強調在設定目標過程中,員工參與的重要性。當員工了解到,從這個案子開始他就參加會議,被詢問意見;他也在整個過程裡主動提供點子。當涉入程度愈高,他對任務的認同感就愈高。由於這件事和自己有關,並且也了解事情的來龍去脈,員工的「當責」程度自然就提高。

讓員工參與會議還有一個重要意義:員工會知道主管想要看什麼,員工會了解主管在乎什麼重點。這對員工和主管兩方的溝通都很重要。

當部屬知道主管在意的點,例如主管在意成本管控和其他部門的事前溝通,自然就會將成本管控或事前溝通等事項,納入檢核的指標當中。這樣一來,不但可以溝通到主管在意的要點,漸漸地也與主管建立更多的信任和默契。上下之間,一旦信任默契建立,部屬開始有安全感,部屬開始有成就感,一旦部屬確定自己在做對的事,就更正向地提升部屬參與工作的動機,更增加參與計畫的行為和意願,進而產生積極工作的正面循環。

以日期為指標

但如果真的找不出衡量指標,建議可以從這裡開始:

照字面意義,這類指標都是以「日期」或「時間」當做檢視,以此達標的依據。日期指標因此側重專案執行、活動計畫等工作內容。在靜態事項前壓上工作日期。例如:

日期指標範例

這 4 個日期很「關鍵」,必須在 4 個日期中,該完成的事項如期完成,才能確定團隊正走向達標之路。

那要如何確認這些日期一到,事情會發生呢?主管的監督動作就是「開會」。

要什麼時候開會呢?可以在例行週會或月會,也可以依照上述的關鍵日期自行決定開會的頻率。要如何開會呢?開會的層次為:「檢討過去–確定未來–臨時動議」。我們假設現在日期是 6 月 20 日,以下是開會對話,可以讓你看了更有手感。

開會流程——範例
開會流程——範例
開會流程——範例

以日期為指標的前提,在於抓關鍵時間+關鍵事項,可避免「微型管理」的弊病。簡而言之,試著相信員工,並且假設他們時間一到,「事情會做完=事情會做好」。

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