2009年9月14日 星期一

專案管理使命必達

上班日的下午,某科學園區一隅,5 位來自不同公司的製造部資深工程師,全盯著桌上不到5 公分立方的立體拼圖玩具,正在想辦法要把這隻動物「有邏輯地」拆解開來,再拼回去。

這不是遊戲,而是一場再嚴肅不過的「專案管理理論與實務」在職訓練課程,上完這堂課,他們都得證明自己可以更有效率地,和團隊一起工作。

在職場競賽中,專案管理已經從「最好具備」變成「必備」的關鍵能力。效率和團隊戰力是企業在市場競爭中勝出的關鍵,而專案管理這門課,正是在教你一套追求團隊效率的系統性知識。


競爭優勢 不受景氣影響照樣搶手

5 年來,以科技業為核心,慢慢吹起一股「專案型組織」的轉型風潮,專案管理在職場競爭的漩渦裡,逐漸占據關鍵位置。

一家超過20 年歷史的老牌科技製造廠就規定,課長以上基層主管全都必須通過專案管理基礎課程的評核,否則自動失去晉升資格。基層忙著上課,中階以上主管也沒閒著,90%以上的人正在準備專案管理證照考試。即使沒有明文規定,大家心知肚明,沒有證照,表現再好也和升遷無緣。

景氣危機去年在全球肆虐,一位任職於知名生技研發公司、三十出頭的專案經理,因為優異的專案管理能力,是全公司唯一沒被減薪的員工。

今年初,人力銀行網站上刊登了一則新履歷,求職者不只需具備外商溝通經驗,同時擁有絕佳產品研發專案管理實績,即使人事凍結還沒解除,同業間還是立刻爆發一場搶人大戰。

專案管理人才稀缺,企業追求效率和成長,沒有時間等人才慢慢成熟,更禁不起好人才的損失,一位人資主管說,「只要走了一個人才,不只部門主管恐慌,人力資源部門也會被檢討。」

展現效率 做得又快、又好、又便宜

國際專案管理學會台灣分會副理事長周祥東說,「一位好的專案經理,能夠讓一群擁有不同背景、專業的人,一起在時限之前完成工作,而且要做得又便宜、又快、又好!」專案管理理論提供一套系
統性知識,為跨領域、跨部門的複雜任務,提供一套標準化的工作流程和監控模式,降低出錯風險。

專案無所不在。開發或採購全新的資訊系統,設計一個全新產品,籌畫舉辦一場社區運動會,或是規劃一個月的自助旅行行程,都是專案管理。任何行業任何職務,都可以應用專案管理的知識,提升工作效率。在台灣,特別是科技業和外商,幾乎都把專案能力視為基本雇用條件。也因此,專案管理證照變成在職學習大熱門。

根據國際專案管理學會台灣分會的統計,截至今年7 月為止,台灣共有7358 PMP 專案管理師,7 月有超過700 位上班族通過證照考試,還有更多大學生畢業前就捧著鈔票上補習班,準備較初階的助理專案管理師(Certified Associate Project ManagementCAPM)考試。

熱衷於考照,和愈來愈多企業重視專案管理人才有關,但看在專家眼中,證照和實務之間還是存在不小的距離,「掌握理論知識(Know What)不等於知道要怎麼做(Know How),」周祥東說,拿到證照不等於擁有專案管理技術,頂多只能說,擁有全球通行的專案管理標準化語言。

善於管理 經驗值才是無價之寶

懂得標準語言,寫專案計畫書、製作專案時程表不難,難的是處理沒有標準答案的「機率」和「人」。

台灣第一位運用「樂高認真玩」工具訓練專案管理實務能力的引導顧問、奇岩智略發展顧問負責人蔡宇振表示,「專案管理的理論知識,只能涵蓋實務需求的80%,剩下的要靠經驗練習而來。」

專案管理中的風險管理就非常依賴經驗,「會耗用預期外金錢和時間成本的問題,就是風險。」在專案計畫之初,就得將執行過程中,可能會遇到的危機或問題都設想一遍。在每個階段可能會遇到哪些問題?機率有多高?要預留多少資源來預防?蔡宇振說,「沒有經驗,以上每個問題都無法回答。」

「人」是專案管理實務中,另一個需要經驗值的關鍵要素。

「要解決人的問題,不是靠好人緣就可以了。」例如,部門之間的本位主義如何協調?如何運用正式或非正式方法,創造正向、舒適的工作氣氛,激發團隊創意,同時又能在時限內完成工作?如何引導團隊成員發揮專長,同時避免個人特質或組織文化引發的人際關係,消耗團隊戰力?這些,都不是人際關係問題,而是人的管理問題。


「念書考試大家都會,經驗值才是一個專案經理之所以無價的原因,」周祥東說,「懂得把經驗融入實務中,是成為一個好的專案管理者,最基本的條件。」

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