根據杜拉克觀察發現，想要有效管理時間，可透過4步驟達成：首要記錄和分析自己每天的時間支配情形，找出浪費時間的元兇，然後集中時間做最重要的事。
根據杜拉克觀察發現，想要有效管理時間，可透過4步驟達成：首要記錄和分析自己每天的時間支配情形，找出浪費時間的元兇，然後集中時間做最重要的事。
「人不善於管理自己的時間，」管理大師彼得‧杜拉克（Peter
Drucker）在《有效的管理者》（The Effective Executive）一書中這樣說道。本書出版於1966年，距今已40年。時至今日，無論是經理人、高階主管、管理者或知識工作者，依舊陷於同樣的困境裡。
杜拉克認為，最能鑑別主管效能高低的關鍵因素，或許就是能否珍視時間。
杜拉克很了解主管的處境。他指出，主管的時間通常是屬於別人的，若以實際從事的活動來界定主管的角色，則主管應可被界定為組織的「俘虜」。杜拉克親身觀察發現，許多主管都是用了大量的時間，做了許多看似一定要完成的事情，但實際的貢獻或成效，卻是少之又少。
時間管理Step1：詳細記錄時間運用情形
杜拉克曾經請一位自覺記憶力良好的董事長，說明自己的時間支配情形。該名董事長萬分確信自己把時間井然有序地切割成3個部分，分別用在高階主管、重要客戶和投身社區活動上。但根據祕書連續6周的紀錄，董事長幾乎沒有從事上述活動，大部分的時間反而都是擔任調度者的角色，追蹤熟識客戶的訂單，然後不斷打電話到工廠，要求工廠處理訂單。
這就是主管自我感知和實際情形的落差。因此，杜拉克建議主管欲獲致成效的第一步，就是記錄自己真實的時間運用情形。主管不一定要親自記錄，最好是交由祕書或助理完成，但重點是要切實記錄下來，而且要當場記下，不要事後憑記憶。就算無法經年累月地進行，至少每年也要有兩次、每次持續3～4周地執行這項記錄工作。
一旦形諸文字，主管幾乎毫不例外地會發現自己把時間用在許多枝微末節的事情上。唯有透過切實記錄，並且反覆地省思自己的時間支配情形，才有可能重新思索和安排自己的行程。
時間管理Step2：系統化管理時間
完成時間紀錄之後，就可進第二步驟，即系統化的時間管理。杜拉克指出，管理者必須從紀錄中找出無生產力、浪費時間的活動，並且盡可能避免這類情形。不過，這還有賴管理者自問幾個問題：
1.「如果根本不做這些事情，會怎麼樣？」如果答案是「不會怎麼樣」，那就應該停止浪費時間在不會有任何成果的事情上。
杜拉克發現，有些大忙人之所以忙，是因為他們從不錯過任何事。他以一位自稱兩年內只有耶誕夜和新年在家吃晚餐的執行長為例，其實很多晚宴根本只是禮貌性邀約，他參加了反而徒增對方困擾；更有多達三分之一的餐會是就算公司任何一個高階主管都不參與，也不會影響公司業績。因此，如果一項活動對於組織或自己毫無貢獻，就該學習說不。
2.「在時間紀錄上的所有活動中，哪一項是可交由其他人完成，而且就算沒能做得更好，也可以做得一樣好的？」杜拉克在此提到了管理學有關「授權」的議題。授權並非意味著把自己的分內事推給其他人，而是如果某件事是可以交由其他人輕易地完成，就應該交付出去。主管應該把省下來的珍貴時間，拿去做更重要的事情。
3.「在我（主管）所做的事情當中，有哪些事浪費了你（部屬或其他同事）的時間，但對於你的效能卻是毫無貢獻的？」主管固然可以排除浪費自己時間的活動，但有些時候，他們浪費的其實是別人的時間。杜拉克認為，這種現象沒有明顯症狀，但還是可以透過提出上述問題來發現，而且要不怕聽到真話。
例如，某高階財務主管明知開會很浪費時間，卻還是要求所有部屬每次與會，而參與者為了表示出興趣，又會提出至少一個（多半是不相干的）問題，結果會議變得陣容龐大而冗長。主管的出發點是好的，他希望訊息暢通，而且不要有人被排除在外，但其實部屬也跟他一樣覺得開會很浪費時間。
在詢問部屬意願後，該名主管想出了新的方法：他在開會前，送出一份書面表格，註明本次會議的與會者、時間地點及主題，若其他人覺得需要了解相關資訊，可自行決定參與與否，但會後一定會立即接到會議內容的完整摘要，並歡迎提出意見或評論。
相較於先前動輒十幾個人一起開會，耗掉一整個下午，如今只有少數幾人和祕書（負責記錄）與會，前後只要一個多小時，而且沒人覺得被排除在外。
時間管理Step3：找出完整的時間區塊
無論是記錄和分析時間，或是排除不重要的活動與浪費時間的因素，都是為了讓主管可以騰出時間從事更重要、對組織或個人更有貢獻的工作。然而，無論多麼「大刀闊斧」，主管所剩餘的時間還是不會太多。
杜拉克認為，主管真正可以自由支配、而且可用來從事重要事務的時間，很少可以占到工作時間的四分之一。而且只要組織規模愈大，用在維持團隊合作和運作的時間就愈長，用在從事有生產力的活動的時間就愈短。
因此，主管要管理時間的最後一個步驟，就是找出一段完整的時間，專心地完成重要的事。
有些主管會選擇一周在家工作一天；有些則會在一周內安排半天，專門用來處理重要事務；另一個更常見的方法則是「早起」，亦即每天上班前，安排90分鐘在家工作，之後再準時上班。一般而言，早起工作還是比把工作帶回家更有效率，因為忙了一天的主管，通常到晚上都已累到沒辦法把工作做好了。
杜拉克指出，有效的主管永遠都會控制自己的時間管理，不但會連續記錄日誌、定期分析，還會為重要活動設定完成的最後期限，以了解時間是否在掌控範圍內。
經理人月刊 2006/11/14
【撰文／齊立文】
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