《財星》五百大企業,七○%的企業設有傾聽的訓練課程。幹部懂傾聽,就能加官晉爵;主管懂傾聽,甚至能讓企業成功不墜。然而,究竟要如何傾聽,才能聽出競爭力呢?
你懂得聽嗎?請先試著回答以下兩個問題:
一、我寧可聽具體明確的事,也不想聽不切實際的話,
二、別人講話時,我會想若有機會我要說什麼?
如果你兩題的答案都是「Yes!」,你,現在還不懂得傾聽。
根據卡內基訓練統計,七○%的人都是不及格的傾聽者,但傾聽,卻是現在職場上最容易被忽視的競爭力。《哈佛商業評論》指出,「聽」是我們未使用的潛能,亟待開發,《財星》五百大企業,七○%的企業設有傾聽的訓練課程。幹部懂傾聽,就能加官晉爵;主管懂傾聽,甚至能讓企業成功不墜。然而,究竟要如何傾聽,才能聽出競爭力呢?
過去一季,台積電董事長張忠謀在兩場演講中,反覆提到一個課題:「聽」。
這兩場演講對象都是青年學子。
第一場的主題為「人生的成功之道」。在中信金控董事長辜濂松與張忠謀的對談會上,張忠謀回憶青年時期的人生領悟,人生成功的秘訣就是「聽」,而且「聽」往往比「說」重要,要「懂得聽,且聽得懂」。
第二場是台灣大學校慶時,面對一千名學生,半導體教父談到,領導人應具備五項特質,其中之一是溝通能力,「尤其要會『聽』。」
人一輩子都在聽,何以張忠謀如此強調?
這不是張忠謀首次提到這個話題。七年前,他於交通大學開了十一堂經營管理課,對著一百名有豐富經驗的高階經理人時,他在第五堂課的專題也談論溝通。他說,一個人的學問及本領要發揮到最終的效率,就要靠溝通。其中,收訊者的能力與發訊者的能力同樣重要。「常常有人問我成功的原因為何,我想我『收訊』的能力已培養了很多年。」
聽,到底有什麼學問?為什麼張忠謀也要培養多年?
聽的字義 由耳朵、眼睛、心與腦組成
在英文裡,所謂的「聽」,其實只是hearing,就生理上來說,聲波經空氣振動,經由耳殼,傳遞到大腦聽神經,聽覺於焉產生。然而,張忠謀所謂的聽,其實是listening,也就是「傾聽」,不只是聽覺。
中國古字更傳神,聽,這個字就是由耳朵、眼睛、心與腦組成。
「我們天生以為自己有耳朵會聽,但用心聽、用腦子聽,和只用耳朵聽,差別很大。」卡內基訓練大中華區負責人黑幼龍這麼詮釋。
然而,你在聽嗎?(Are you listening?)
換個場景,二十七年前的南韓,李健熙剛成為三星電子集團副董事長。第一天早上,父親就以毛筆在紙上寫下「傾聽」二字相贈,並告誡他,身為企業領導者應該把「傾聽」視為金科玉律。
然而,這念起來不到○‧一秒的兩個字,卻知易行難。
根據美國佛羅里達州立大學與密西根州立大學聽力研究發現,人們在談話後八小時內,就會遺忘高達五○%的內容。這個高達五成的誤差率,可能造成個人或企業的龐大損失。
專門替多家大企業如AT&T、默克藥廠等,訓練員工傾聽技巧的公司——高得點出箇中原因:因為聽比思考慢。一分鐘內,我們腦袋可以思考一千到三千字,卻只能聽到一百二十五到四百字。因此我們常常在聽的時候,想別的事情。
尤其處於資訊爆炸的時代,多如牛毛的資訊無孔不入,要懂得聽、還要聽得懂,難上加難。中央大學人資所所長林文政進一步分析,在二十一世紀,每個人緊握著「說」的權力,越來越少人在聽,久而久之,只有發訊者,沒有收訊者,溝通效率也就日漸低落。
聽的內涵 由低到高分為五層,只有三成的人及格
有鑑於此,根據國際傾聽協會的統計發現,《財星》(Fortune)五百大企業中,有七○%公司開始設立傾聽的訓練課程。這份調查也指出,七○%的經理人都只是「勉強合格」的傾聽者。
《哈佛商業評論》(Harvard Business
Review)因此下了註解:聽,其實是我們「未使用的潛能」,亟待開發。
邱次雪,就是因為懂得聽,十年賣出五百輛賓士車,蟬聯過去十年台灣中華賓士前三名的超級業務員。「每個顧客都像一本書,你要用心聽才讀得到。」她說。
二十年前,她是個彆腳的業務員,客人一上門,三句話後她就不離「車」,業績都掛零。直到有一次,一位顧客要她先閉嘴,對她是當頭棒喝。「後來,我都要求自己先不要說話,」她說,讓客人先說話,才聽得到她的需求與考量點,而不是逕行推銷。
不久前,一位老闆娘下巴抬得高高進來店裡看車,同事親切趨前問候:「您要來看車嗎?」老闆娘不悅答道:「來這不是看車,是要看什麼?」這時,只見邱次雪靜靜的端上一杯水,不發一語。
老闆娘開口:「你們業務員服務態度很差,賣的車又貴。」只見邱次雪虛心請益:「那我們要如何改善呢?」她挽著對方的手往貴賓室裡坐下,門一關。三十分鐘後,一筆兩百萬元的訂單就到手。
「過程裡我都沒說什麼,只是聽她抱怨二十分鐘。」原來,這位顧客早就鎖定一款車型,但逛了幾間車行都沒碰到滿意的業務員。邱次雪用心的聽她的抱怨,一邊回應,同時也整理自己的思緒。等客戶氣消後,她開始與對方聊起家庭生活的經驗。不過三十分鐘,交易就完成了。
至於積極的往上聽,對於升官,是一大助力。美商鳳凰科技總經理康迪就是一例。先前在外商公司任職時,三年內從一個經理連跳三級升為市場部資深協理,是同儕中升官速度最快者。
「假如我是老闆,我會如何?」是他的傾聽技巧。因為有了同理心,他最能摸清老闆的脾胃,判斷事情的輕重緩急,提高執行力。
有一次,上司臨時交辦了十幾件事情,要他與同事們限期完成。只見同事們對此有所微辭,但康迪卻回想剛才上司說話的語氣,哪一件事特別強調、哪一件講得輕描淡寫。
「我就想如果換成我是老闆,會想先知道什麼?」他開始排出先後順序,把九成時間花在最重要的事情身上。這個策略果然奏效,贏得老闆的信任,為自己鋪起升官的階梯。
邱次雪、康迪,相較於同儕,都是因為虛心學習,才能傾聽。其實,管理大師彼得‧杜拉克年輕時,也是個虛心的傾聽者。他曾經在《旁觀者》書中描述他的三位良師。其中一位是銀行資深合夥人,杜拉克則擔任該行經濟分析師。
每週,這位合夥人都會請杜拉克去辦公室一趟,暢談他對世界局勢的看法。他請杜拉克當他的聽眾,他習慣反覆談同一個主題,直到杜拉克也產生共鳴為止。杜拉克從中學到了大量的傾聽技巧,他說:「看到一個人以如此一絲不苟的嚴格態度,要求自我達到近乎完美的境界,確實是一件令人感到愉悅的事。」
年輕的杜拉克因為懂得積極的聽,不僅為自己累積寶貴的經驗,也對上司產生附加價值。因為,當時上司需要有一個人肯聽、也聽得懂他說的話,好幫助他整理思路。
經理人如何聽?要開始學習系統性的傾聽員工
不過,當一個人從基層員工逐步攀升到高階經理人,甚至是執行長時,傾聽的重點就有所調整。聽誰?聽多久?怎麼聽?「聽覺閘門」收與放之間,是藝術,更需要練習。?因為,他們都有成功的經驗,過去的成功來自聽主管、聽市場;接下來的挑戰在於能否傾聽員工?而多數的主管缺乏「耐心」。
黑幼龍說,許多大老闆上過傾聽課程後,最常問的問題就是:「我一天時間都不夠用,哪有時間耐心聽完所有人?」
台達電董事長鄭崇華就很懷念三十年前的台達電。當時員工不過十多人,「只要一聽對方口氣就知道對方的意思,每個人都可以暢所欲言。」但隨著組織越來越大,像隻巨大恐龍,員工超過一萬人,如何有效的傾聽?
對高階經理人來說,時間是最寶貴的,他必須為自己畫出傾聽的範圍與頻率,建立一套「傾聽的系統」,以避免不耐。
第一步是控制時間,傾聽前先向對方說好談話時間,讓對方有心理準備,說出重點。
第二步是過濾問題,全球最大英語書出版商賽門舒斯特(Simon &
Schuster)總經理里昂‧辛靜(Leon Schimkin),曾是個苦命老闆,他曾說:「過去十五年,每天一半時間都在開會。」直到他想到過濾問題的「4Q」。他要求每個要來敲門的員工,都必須先回答四個問題,分別是:
要談什麼先想清楚?
造成這事的原因有哪些?
要解決問題的方法在哪?
你自己認為最好的方法是什麼?
制度公布後,來找他的員工減少四分之三,很多人發現不用來找他就已經解決了;甚至來找他談的人,時間也縮成三分之一。
第三步,是統一問題腳本。
專門研究領導與協調的哈佛商學院副教授麥可.瓦金斯(Michael
Watkins),在其著作《關鍵領導九十天》中提到,許多經理人喜歡一頭栽入,和員工交談。但這方式缺乏效率與系統,只能獲得軟性資訊(非知識性),會讓少數員工左右你的觀點。
因此,要提升傾聽效率,經理人可以在會議中,持續用相同的「腳本」問不同員工。譬如:
組織正面臨什麼最重大的挑戰?
為何組織正面臨這些挑戰?
尚未開發的成長機會有哪些?
開發這些機會,需要做什麼?
你是我,會把注意力集中在哪?
透過這五個問題,經理人仔細傾聽與深思熟慮的追蹤,透過比對、分析,探詢出許多洞見。
第四步則是訂出頻率。對營運正常的公司而言,上位者除了常態性的與下一層幹部保持良好溝通外,為了接近組織神經末梢,可以每半年或一年,與第一線員工直接對話,掌握組織的狀況與問題。
執行長如何聽?傾聽的頻率、範圍要更擴大
而對於新任的執行長,或者轉型中的企業,傾聽的頻率、範圍都要擴大。譬如,二年半前,張孝威擔任台灣大總經理時,台灣大經營權剛易主,為了在最短時間掌握所有狀況,也為了不讓中高階主管過濾掉資訊,平均半個月,他都會舉行「Coffee with Harvey」(與張孝威喝咖啡),而這個對象只限基層員工參加。
摩根富林明資產管理集團亞洲區行政總裁許立慶,則為了掌握轄下六個地區的狀況,堅持親臨現場傾聽。
二○○五年十二月二十一日深夜,他從北京回台北,隔天早上八點半,立刻開始兩天的密集開會。打開PDA,他看著裡頭密密麻麻的十一個會議,最後一個行程上頭寫著「PM9:00」。而這不過是他過去三年出差兩百次的縮影。他說:「我也可以用視訊開會,但視訊有死角,還是百聞不如一見。」
過去,他也曾在香港總部遙控全亞太,但是一次次會議開下來,發現很多員工嘴巴說OK,其實是不OK,往往影響的是最後決策品質。他說:「這就是為何全世界CEO都要不斷出差的原因。」
上任三年來,許立慶換了兩次護照,一半時間以旅館為家,常常一醒來都以為自己還在前個國家。他的身邊永遠有一個黑色旅行箱,裡頭裝滿東西,拉鍊一拉就能出國。
日本經營之神松下幸之助從一個腳踏車學徒,到後來成為八十萬人的企業,在一次接受哈佛大學教授的訪問中,被問及「請用一句話概括經營訣竅?」只見他回答:「首先要細心傾聽他人的意見。」
在構建人生成功的地圖裡,傾聽是一塊最容易被忽略的地圖,但卻是一塊可發揮乘數效果的拼圖。
本篇文章摘自:商業周刊第 945 期
作者:鄭呈皇
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